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加强工作组织、不断提高收费效率

来源:   时间:2015-03-31  编辑:  点击:[]

2012年9月6日-7日,是我院2012级新生的日子,在这几天里,全院师生精神饱满,校园环境热烈、温馨。为确保新生报到工作的顺利完成,学院领导高度重视今年的收费工作,赵立威书记和杨云峰院长多次亲临现场引导工作,总会计师董梅多次主持召开专题会议安排部署具体工作。计划财务处作为学院收费管理的职能部门,认真准备、及早谋划,对新生报到收费工作的具体环节做了充分的准备,确保了在整个新生报到期间,收费现场秩序井然,为学生及家长提供了良好的收费服务。总结今年的收费工作,主要有以下几方面的特点:

1、创新收费手段,提高收费效率

为提高收费工作效率,彻底解决以往报到缴费拥挤的现象,计划财务处从创新收费手段上入手,从今年5月份就开始与yzc88亚洲城网站银行开展了学生自助缴费项目的实施,放弃整个暑假的休息时间,完成了自助缴费系统服务器的安装调式、收费系统升级、光缆的铺设、ATM机的安装等一系列前期工作。通过实施学生自助缴费模式,从根本上解决了我院学生缴费工作面临的人员少、设备不足、效率相对低下的问题,大大提高了学生缴费的工作效率,提升了学院的管理服务形象。

2、充实收费力量,提高收费能力

为了最大限度地满足学院2012年收费工作需要,计划财务处从提高收费能力入手,充分做好收费所需的人财物及软硬件的配备。一是加大人员配备,充实收费力量。今年组织参与收费的工作人员达45人,其中学生志愿者25人,学院计财处和银行工作及现场技术人员20人左右。二是大量增加收费设备,提高保障能力。今年投入专用收费服务器1台,自助缴费设备10台,收费用电脑及打印机各7台,银行无线pos机4台,大型无线路由器2个,设备配备的数量和质量都有了很大的提高。三是合理布设现场收费组,增强收费组织能力。针对历年收费中出现的携带现金与刷卡缴费不平衡的问题,计划财务处对收费组进行了重点布设和安排,两校区收费组的数量由去年的8组增加到了20组,其中现金收费组由去年的4组增加到7组,经测算2012年我院的收费能力可达1000人/小时,均高出往年收费能力的3倍以上,从根本上解决了往年排长队、拥挤的现状。四是做好临时突发预案,提高应急处理能力。新生报到是学校的一件大事,不能出现任何闪失,计财处与银行反复研究制定了应急方案。为防止临时停电导致收费无法进行,与后勤中心沟通采取了必要的应急措施;为防止电信光缆突然中断影响数据传输,事先从行政楼到图书馆之间埋设了光缆,并准备了大型无线路由器,确保在市政光缆中断的时候也不影响数据传输;为防止学生携带现金量过大,在计财处办公室设置了临时收费组,随时确保整个收费工作高效、有序开展。

3、明确银校责任,确保收费任务圆满完成

由于今年录取的新生是我院历史上人数最多的一年,为确保今年集中缴费工作有序进行,学院与yzc88亚洲城网站银行签订了服务协议,明确双方责任。yzc88亚洲城网站银行如期完成了收费前期相应的各项基础性工作,陈建宏行长带领全体支行领导班子人员亲自到现场监督检查工作,并及时提供相应的现场技术服务和其他服务等。学院为银行提供了所需的场地,并协助银行完成了相关的配合工作。双方在密切的沟通和协作下,十分顺利地完成了收费任务,仅报到第一天,收费人数达到3100人,整个工作程序规范、秩序井然,没有出现任何拥挤的现象,彻底解决了学生及家长排长队的问题。

4、及早动手,做好万全准备

为确保2012年学生集中缴费工作的圆满完成,计划财务处及早动手,制定了详细的收费工作计划,明确了人员分工。全处人员放弃休息,利用假期进行了全面、充分的准备:针对新的缴费模式,制定了相应的学生缴费程序和操作办法;提前准备收费用的各种物品(包括桌椅、网线、办公用品等),并按要求摆放到位;按时完成搜集、编制2012级新生的个人信息和应收款数据;提前对收费设备(电脑、打印机)进行检查和维修;制作各类规范美观的收费引导标志;对收费操作员和学生收费志愿者进行系统的培训等等,确保了2012级新生报到收费工作的顺利、有序进行。

5、热情服务,展示良好的职业素养。

为了给2012级新生报到缴费提供良好的现场服务,学院计划财务处、保卫处、收费合作银行、学生志愿者等人员密切配合、各负其责,在力所能及的范围内为新生及家长提供热情服务。在整个收费现场,学生引导员做好引导服务,尽可能让新生在缴费过程中少走弯路;学生志愿者热情的为每一位缴费学生详细讲解、并实际操作自助缴费机,帮助新生完成缴费业务;学院保卫处的安保人员更是坚守工作岗位,确保收费现场的安全、有序,yzc88亚洲城网站银行的主要领导也莅临收费现场进行工作引导;计财处工作人员提供了各种人性化的服务,包括在收费现场设立生源地贷款办理处,张贴有各种醒目的指示标志,对新生在缴费中出现的特殊困难及时帮助解决,其中一位学生家长因错输密码导致银行卡被锁,计财处派专车护送家长和学生到就近银行办理了解锁手续。通过本次收费,全面展示了学院及合作银行工作人员良好的职业操守和服务能力。

2012级新生报到缴费工作的顺利完成,有力地推动了新生报到其他各项工作的有序开展。在以后的工作中,大家将进一步总结经验,扬长避短,采取更多、更好的方式为学生缴费提供更多地便利,为全面提升学院的服务形象,加强学院的内涵式建设奠定良好的基础。

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